DÉMARRER AVEC ORPHÉON ÉCOLE
Voyez la
Table des Matières et le Glossaire en fin de ce document.
1- Que fait ORPHÉON ?
ORPHÉON est un logiciel de base de données spécialisé dans l'aide à la gestion des écoles de musique.
Qu'est-ce qu'une base de données ?
Une base de données est un ensemble d'informations sur un sujet, couplé aux moyens permettant de tirer le meilleur parti de toutes ces informations rassemblées. Dans notre cas, les informations vont être les noms et les adresses de toutes les personnes en relation avec votre école, la description des cours dispensés (matière, durée, salle...), les tarifs employés pour calculer vos cotisations et la manière de les calculer. Les anciens fichiers cartonnés sont une forme de base de données.
Le principal intérêt d'une base de données informatique est de centraliser les informations (chacune n'est saisie et enregistrée qu'une seule fois); l'ordinateur et le logiciel permettent de les relier entre elles et de les redistribuer sous différentes formes. Par exemple un cahier d'appel, le calcul des cotisations et les statistiques sur les horaires utilisent les mêmes informations : la description des cours, qui ne sera saisie qu'une seule fois. Si vous avez à modifier un détail, l'horaire d'un cours par exemple, il sera immédiatement mis à jour dans tous les autres documents que peut produire ORPHÉON.
Le but de ce logiciel est de faciliter la gestion quotidienne de l'école de musique. La manière de présenter les données et les outils proposés sont le résultat d'un travail de terrain, d'une expérience de secrétariat dans une école de musique et des remarques et suggestions qui nous sont faites régulièrement. Vous constaterez qu'ils se révèlent pratiques à l'usage.
Les personnes au centre
Les personnes sont au centre de la vie de l'école de musique. Elles sont aussi au centre du logiciel ORPHÉON. Le respect des personnes se traduit entre autres par le respect de leur nom, de leur prénom, de leurs titres. C'est pourquoi, chaque fois qu'il est possible, les prénoms, en minuscules, précèdent les noms, en majuscules (ce qui n'empêche pas les classements alphabétiques par les noms). Les enfants d'une famille peuvent avoir un nom différent de celui des parents (familles recomposées). De même pour les adresses, la mise en forme automatique lors de la saisie garantit la cohésion de la présentation.
Facilité d'utilisation
ORPHÉON est conçu pour vous aider. Son interface est intuitive, et des règles simples aident à s'y retrouver d'un écran à l'autre. Par exemple, toutes les informations modifiables appartenant à une fiche apparaissent sur fond blanc, le reste sur fond gris.
Les informations sont regroupées par fichier, et à l'intérieur de chaque fichier par fiches. Il y a trois fichiers principaux dans ORPHÉON : Personnes, Cours et Tarifs.
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Le fichier Personnes regroupe les fiches des personnes en relation avec l'école : les adhérents (l'adhérent = le responsable de la famille), les élèves, les professeurs, l'administration, les invités aux concerts... Chaque personne va avoir une fiche Personne pour la décrire : nom, adresse, âge, etc. Si c'est un adhérent, un volet supplémentaire permettra de décrire ses informations comptables et d'y rassembler les noms des élèves dont il est responsable. Si c'est un élève, les informations spécifiques (cours suivis, nom du responsable, date d'inscription) apparaîtront sur un volet spécial. |
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Le fichier Cours contiendra, sur le même principe, une fiche cours pour chaque cours dispensé à l'école, qui regroupera le nom du cours, l'horaire, la matière enseignée, le professeur, la salle, et les élèves qui le suivent. |
Le fichier des Tarifs contient la description de la méthode de calcul des cotisations, que ce soit proportionnel au quotient familial ou qu'il faille appliquer un barême complexe suivant la nature, la durée des cours et les villes de résidence des élèves.
Tous ces fichiers nécessitent bien sûr des fichiers annexes : un fichier Adresses qui vous évite de retaper une adresse pour un élève quand vous l'avez déjà entrée pour son responsable; un fichier Cotisations qui stocke le résultat des calculs des tarifs, que vous pouvez vérifier ou modifier avant de les imprimer; un fichier Écoles qui regroupe les noms et adresses des écoles fréquentées par vos élèves; et d'autres fichiers encore que vous ne manipulerez pas directement.
Enfin, ORPHÉON est une base de données complète car il propose des outils de traitement des informations que vous lui confiez. Certains de ces outils sont visibles directement dans la fenêtre du menu principal, d'autres sont plus cachés et vous aideront sans que vous ne le sachiez. On peut les répartir entre outils d'aide à la saisie et à la modification des informations, et outils de sortie des informations sous de multiples formes.
La navigation dans ORPHÉON se fait de manière intuitive. Vous utilisez la souris pour choisir vos options. Le menu, la palette, la barre d'état vous aident à vous déplacer et les conventions de présentation à différencier les informations brutes des options ou des résultats.
C'est la première fenêtre affichée dans ORPHÉON. Elle contient des boutons d'accès aux fichiers (Personnes, Cours, Tarifs, Écoles), avec ou sans filtres (un filtre sélectionne une fraction de la totalité des fiches), et des boutons d'accès aux outils.
Le menu complet.
Nota Bene :
Le menu n'apparaît complet (comme ci-dessus) que si vous êtes entré dans ORPHÉON avec le nom d'utilisateur 'Comptable'; le nom 'Secrétaire' ne donne pas accès à toutes les fonctions ayant trait aux finances. (Voir la section Lancement d'ORPHÉON ci-après).
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Chaque fois que vous modifiez, créez ou consultez des fiches, c'est-à-dire chaque fois que vous travaillez directement dans les fichiers Personnes, Cours, Tarifs, et Écoles, vous avez à votre disposition sur l'écran, à droite de la fiche courante, cette palette d'outils de navigation. La palette contient des boutons de création et d'effacement de fiche, de déplacement en avant et en arrière, de recherche, d'affichage de liste et de retour à la fenêtre principale du menu. |
Légende des boutons :
La barre d'état (ligne en bas de l'écran) donne une explication pour chaque bouton sur lequel vous cliquez ou chaque zone de saisie que vous sélectionnez.
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Dans les fiches, toutes les informations sont présentées suivant la même convention : les zones blanches représentent les informations de la fiche, et peuvent être saisies directement au clavier ou à la souris. Les zones grises représentent les résultats de consultation ou des choix qui sélectionneront les informations à vous présenter.
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Exemple : sur cette fiche de professeur on distingue les zones de légende (en gris) et de saisie (en blanc). |
Zones blanches Informations appartenant à la fiche et que vous pouvez modifier. La modification est enregistrée dès que vous changez de fiche. |
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Exemple : sur ce dialogue de choix d'un document à imprimer, la liste est sur fond gris : ce que l'on choisira ne modifiera pas les données. |
Zones grises Légendes des informations de zone blanche, ou bien résultats de vos consultations, ou bien encore choix dans des dialogues qui sélectionneront des informations. |
Nous décrivons ici comment commencer à utiliser ORPHÉON. Comment lancer le logiciel, puis comment changer le mot de passe. Comment paramétrer (noms de salles, noms de matières).
Ensuite, sur un exemple concret et complet, comment entrer les premières fiches personnes, adhérents puis élèves, quelques professeurs; les fiches cours qui décrivent cette école; un tarif tout simple et le calcul des cotisations; et enfin l'édition de nos premiers documents.
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La fenêtre affichée au démarrage. |
Lorsque vous lancez ORPHÉON, par exemple avec un double-clic sur l'icône, la fenêtre de connexion apparaît. Elle vous permet de saisir un nom d'utilisateur et le mot de passe qui lui est associé. Dans ORPHÉON, les utilisateurs prédéfinis sont Secrétaire et Comptable, et à la première utilisation, ils n'ont pas de mot de passe. Ce sera à vous de le fixer quand vous le voudrez. |
L'intérêt d'utiliser ces noms d'utilisateurs est de protéger les informations que vous stockez dans la base de données : vous êtes les seuls à pouvoir les consulter, et vous êtes aussi sûrs que personne ne les a modifiées intempestivement.
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Tapez votre nom d'utilisateur. |
Les deux noms d'utilisateur prédéfinis, Secrétaire et Comptable, ne donnent pas accès aux mêmes fonctions. Comptable peut consulter et modifier toutes les informations, alors que Secrétaire n'a pas accès aux informations financières (N° comptable, quotient familial, montant des cotisations, tarifs...). |
Entrée avec le compte COMPTABLE ou SECRÉTAIRE :
Voici l'aspect de l'écran si vous entrez dans le logiciel sous le nom Comptable :
...et voici ce que vous voyez si vous entrez dans le logiciel sous le nom Secrétaire :
Ces deux noms d'utilisateurs ne seront utiles que si vous êtes plusieurs à utiliser le logiciel. Si une seule personne l'utilise, vous entrerez toujours avec Comptable.
Dès la première utilisation, vous pouvez changer le mot de passe.
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Pour cela, cliquez sur le bouton 'Mot de passe' en bas de la colonne 'Outils' du Menu. Une fenêtre vous demande le mot de passe actuel. Tapez-le et cliquez <OK. La première fois, il n'y a pas de mot de passe, ne tapez rien.
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Une deuxième fenêtre similaire vous demande le nouveau mot de passe. Pour confirmation, il vous est demandé deux fois. Si votre mot de passe ne convient pas, un message vous en avertira.
Attention !
1. Le mot de passe doit être changé à l'abri des regards indiscrets, car contrairement à la fenêtre de saisie au lancement qui montre seulement des étoiles (****) quand vous tapez votre code, il apparaît ici en clair.
2. Retenez votre mot de passe, car il ne peut être retrouvé. Dans le pire des cas, si vous étiez coincés, vous pouvez effacer un mot de passe oublié en réinstallant ORPHÉON depuis les disquettes originales (mais sauvegardez auparavant vos données avec SAUVEGARDE du Menu). Cependant, ne notez votre mot de passe ni par écrit, ni dans un fichier stocké dans le même ordinateur. Si vous avez vraiment la mémoire faillible, notez le sur un papier que vous gardez chez vous à l'abri.
3. Le mot de passe peut contenir tous les caractères que vous voulez, en particulier des chiffres. Ne faites ni trop simple ni trop compliqué (ni 'toto' ou votre date de naissance, ni '#{[~k12:;').
2- Paramétrage salles, matières :
Commençons par indiquer à ORPHÉON les noms de salles et les matières enseignées dans votre école.
Cliquez sur le bouton 'Éditer les listes' en bas de la colonne 'Outils'.
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Cliquez dans la case blanche 'Valeur courante' et tapez le nom de la première salle. Dans notre exemple, nous allons créer trois salles : Allegri, Beethoven et Chopin. Après avoir entré le premier nom de salle, cliquons sur le bouton 'Ajouter'.
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On entre le premier nom de salle... |
...et on clique sur Ajouter. |
De même, on rentre les autres noms de salle.
Attention !
Si vous voulez que les noms soient classés par ordre alphabétique, entrez-les dans cet ordre. Vous ne pourrez plus les changer d'ordre quand vous aurez entré des fiches de cours.
Cependant il est toujours possible de corriger un nom ou de le changer. Cliquez sur le nom erroné dans la liste : il apparaît dans la case 'Valeur courante' et vous pouvez modifier comme vous voulez, au clavier et à la souris; puis vous cliquez sur le bouton 'Modifier', et votre modification apparaît dans la liste. Vous pouvez aussi supprimer un nom de salle.
Aspect de la fenêtre lorsque nous avons fini d'entrer les salles.
En déroulant la liste du haut de la fenêtre, choisissez 'Matières'. La liste des matières pré-enregistrées apparaît. S'il manque des matières par rapport à celles qui sont enseignées dans votre école, ajoutez-les ou modifiez celles qui ne vous servent à rien. Effacez ensuite celles qui sont en trop.
Lorsque vos salles et vos matières sont correctes, cliquez sur 'Fermer'. Nous revenons au Menu.
Nous allons maintenant étudier un exemple concret d'école de musique pour apprendre à entrer les fiches personnes, les adhérents et les élèves, les écoles et les cours.
Apprenons à entrer les fiches personnes et de cours sur un exemple concret. Plutôt qu'opérer en même temps, lisez d'abord une fois cet exemple, et ensuite reprenez les opérations dans l'ordre, en les expérimentant.
Cette école de musique, toute petite, a 10 élèves et 3 professeurs.
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Familles M. Aristide ALIBI Enfants : Annie ALIBI, 12 ans, flûte et solfège Mme Béatrice BRUANT, élève de flûte Enfants : Baptiste BRUANT, 17 ans, atelier jazz M. Constantin CREOLE Enfants : Céline CREOLE, 17 ans, atelier jazz et flûte |
Professeurs M. Daniel DURO Professeur de solfège et de flûte. M. Éric ERARD Professeur d'accordéon. Élève de flûte. Mme Florence FARINELLI Professeur de saxo et atelier jazz. |
Tarifs
Forfait solfège-instrument de 800 F par trimestre. Solfège seul ou instrument seul : 500 F par trimestre pour le premier élève de la famille, 450 F pour le deuxième, 400 F pour le troisième. Inscription annuelle par famille de 50 F. Ensembles gratuits.
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Cliquez sur le bouton 'Tous' du fichier 'Personnes' sur le Menu. S'il y a déjà au moins une fiche, créez-en une nouvelle avec le bouton de la palette :
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ORPHÉON distingue des catégories parmi les personnes qui fréquentent l'école de musique : les adhérents, les élèves, les professeurs et les autres. ORPHÉON vous demande de remplir une fiche minimum pour chaque personne, et de la compléter par un volet spécifique si cette personne est en plus adhérent ou élève. |
L'adhérent est le responsable financier de chaque famille. Le volet spécifique contient les informations de numéro de compte (pour la comptabilité), de quotient familial (si vous l'utilisez dans votre calcul de cotisations); en outre il donne accès à la feuille de cotisations lorsqu'elle a été calculée (pour la consulter ou la modifier manuellement) et affiche en permanence la liste des élèves qui dépendent de lui.
Un élève est une personne qui prend des cours à l'école. Un adulte qui prend des cours est donc un élève.
Un professeur doit être signalé sur la fiche personne, pour apparaître ensuite dans les fiches Cours comme professeur.
Commençons à entrer nos fiches.
Commencez toujours par entrer le responsable d'une famille,
Commençons donc avec notre premier adhérent, M. ALIBI.
Nous avons entré les informations sur notre premier adhérent à l'aide de la souris et du clavier. On peut aussi changer de case de saisie avec la touche <TAB à gauche du clavier.
M. ALIBI est adhérent; nous allons cocher la case 
en cliquant dedans, ce qui fait apparaître un volet spécifique adhérents :
Le numéro de compte a été créé automatiquement. Il peut être modifié avant la création de la fiche d'adhérent dans l'outil 'Paramètres'. Renseignez-vous auprès de votre comptable pour connaître la numérotation qu'il préfère.
Le quotient familial peut être saisi à la création de la fiche ou plus tard. Dans notre exemple, nous n'en avons pas besoin.
Il faut entrer maintenant les fiches élèves. Commençons par Annie ALIBI.
Nous remplissons les quatre premières lignes (Nom, Prénom, Naissance et sexe) et nous sautons l'adresse. Nous cliquons sur la case 
. Le volet spécifique élève apparaît. Nous allons tout de suite sélectionner le responsable de cet élève dans la liste déroulante, qui ne comporte encore qu'un seul nom : M. ALIBI.
L'adresse de M. ALIBI est aussitôt mise en place dans la fiche d'Annie. Pour cet exemple, nous ne remplissons pas le Numéro de carte, ni l'école et la classe. Cependant vous pourrez être amenés à le faire. L'école sert à deux choses : pour votre information (statistiques sur les écoles fréquentées par vos élèves), et à spécifier que l'élève considérer bénéficie d'un tarif Scolaire ou Étudiant dans le calcul des cotisations (si ce genre de différence tarifaire existe chez vous).
En procédant de la même manière, nous entrons les autres fiches de notre école : Antoine ALIBI, Aline ARTÉMIS et les familles BRUANT et CRÉOLE.
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La saisie d'une fiche Professeur commence par la saisie habituelle de la fiche Personne minimum. Puis il faut simplement choisir 'Professeur' dans la liste déroulante située dans le cadre gris en bas.
Ci-contre, la fiche de Daniel DURO, au moment où on choisit 'Professeur' dans la liste. |
Le cas de Éric ERARD est intéressant, puisque ce monsieur est à la fois élève et professeur. Étant adulte, il sera aussi son propre responsable. Nous entrons tout d'abord sa fiche de professeur, et nous ajoutons le volet Adhérent en cliquant sur la case Adhérent. Puis sur la case Élève (il vaut mieux toujours créer l'Adhérent avant l'Élève).
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Après avoir cliqué sur la case Adhérent... |
...et après avoir cliqué sur la case Élève. |
Remarquez que lorsqu'une même personne est à la fois Adhérente et Élève, un message Personne adulte et responsable remplace la liste des responsables possibles.
ORPHÉON peut donc prendre en compte le cas d'une personne à la fois Adhérente, Élève et Professeur. Par contre on ne pourra pas indiquer à ORPHÉON une personne qui est simultanément professeur et invitée; cependant si vous faites des concerts, il est probable que les professeurs soient au courant et n'aient pas besoin d'être invités...
Une liste des noms de toutes les fiches Personnes est affichée en permanence à gauche des fiches Personnes. Il suffit de cliquer sur un nom pour faire apparaître sa fiche.
Voici l'aspect de l'écran quand toutes les personnes de notre exemple ont été saisies :
Entrons maintenant nos premières fiches de cours.
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Cliquez sur le bouton 'Fiches' du fichier 'Cours' sur le Menu. S'il y a déjà au moins une fiche, créez-en une nouvelle avec le bouton de la palette :
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Commençons par les cours de Flûte. Décidons qu'ils auront lieu le lundi. Ce n'est pas difficile de saisir les informations :
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Déroulez la liste des élèves de l'école et choisissez Annie ALIBI... ...cliquez sur le bouton
...et son nom est ajouté à la liste des élèves. |
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Remarque : les horaires doivent toujours être entrés en séparant les heures des minutes par deux points ':', comme '17:30' ou '9:45'.
L'élève suivant en flûte est Céline CREOLE. Cliquez sur 
pour obtenir une nouvelle fiche (en effet, l'horaire va être différent; il faut donc créer une autre fiche pour le cours individuel suivant). Au lieu de ressaisir toute la fiche, nous allons utiliser un raccourci prévu pour les cours individuels qui s'enchaînent.
Cliquez sur le bouton 
:
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La matière, le professeur, le jour et la salle ont été reportés depuis la fiche précédente, et l'heure de fin du cours précédent est devenue l'heure de début. Cet outil sera utile pour entrer les séries de cours individuels qui s'enchaînent, en limitant la saisie à ce qui est nouveau. |
Il n'y a plus qu'à compléter :
De la même manière, entrons à la suite le cours de flûte que prend Éric ERARD.
Passons maintenant au solfège, qui a lieu le mercredi de 17 à 19 h en Beethoven. Il faut créer une nouvelle fiche et entrer ces paramètres, puis sélectionner successivement chaque élève concerné et cliquer sur le bouton 'Ajouter'.
Tous les cours d'Annie ALIBI ont été entrés. Retournons voir sa fiche Personne, en double-cliquant sur son nom dans la fiche Cours :
Vous pouvez constater que dans le volet Élève, les cours sont entièrement décrits, et que d'autre part, dans la partie 'Dossier' de la fiche Personne, le descriptif des inscriptions successives est archivé. Quand un élève sera désinscrit d'un cours ou de l'école, une ligne l'indiquera aussi dans ce dossier. Cependant vous pouvez aussi y ajouter des annotations supplémentaires.
Remarque
: si vous voulez aller à la ligne dans le Dossier, utilisez simultanément la touche <Ctrl et la touche <Entrée.Continuons la saisie de nos cours. Vous pouvez passer par le menu, ou bien double-cliquer sur la description des cours dans le volet Élève.
Nous avons déjà entré les cours de flûte et de solfège. Entrons de même le cours d'Accordéon, que suivent Antoine ALIBI et Cyrille CREOLE avec Éric ERARD, le mercredi de 15 à 15h30 et 15h30 à 16h en Beethoven.
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Puis le cours de saxophone que suit Benjamin BRUANT avec Florence FARINELLI le mercredi de 16 à 17h en Allegri. (Pas d'image d'écran, mais vous savez déjà faire...)
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Puis entrons l'éveil musical pour Aline ARTEMIS et Corinne CREOLE, avec Daniel DURO le mercredi matin de 10h à 11h en Chopin. |
Il ne nous manque plus que l'atelier jazz, que nous pourrions mettre le mercredi de18 à 20 h en Beethoven avec Florence FARINELLI :
Mais voilà un message d'alerte : nous avions oublié que le mercredi, la salle Beethoven était déjà occupée. Cliquons sur OK et mettons le en Chopin.
Remarque
: les contrôles réalisés sur les Cours concernent tous les paramètres : ils vérifient successivement la disponibilité de la salle, du professeur, et des élèves. Dans certains cas vous pouvez passer outre : par exemple si deux cours se recouvrent pour un élève, ORPHÉON ne vous empêche pas de rentrer le cours mais vous signale le recouvrement.Autre cas possible, plus complexe : si pour des facilités de courrier, vous voulez séparer en sous-groupes un grand groupe, ORPHÉON vous y autorise. Par exemple, si vous voulez pouvoir adresser des courriers différents aux ténors et aux sopranos d'un choeur, vous allez faire apparaître des sous-groupes correspondant aux pupitres comme des cours différents (avec des noms de cours différents : Sopranos, Altos, Ténors et Basses) mais avec la même matière, le même professeur, les mêmes horaires. Dans ce cas encore, ORPHÉON vous alertera, mais sans vous obliger à modifier la fiche.
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Pour voir tous les cours que nous avons entrés nous pouvons cliquer sur le bouton de liste de la palette : |
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Vous pouvez ici cliquer sur un bouton de colonne pour obtenir un classement par un autre paramètre. Cliquez sur 'Ouvrir' ou double-cliquez sur une ligne pour éditer la fiche.
Vous vous êtes sans doute rendus compte qu'il devenait rapidement fastidieux de circuler dans le fichier Cours, à la recherche d'une fiche. Retournons maintenant dans le fichier Cours, et cliquons sur le bouton 
. Apparaît une fenêtre verte du plus mauvais goût :
Cette fenêtre est spéciale, car les données que vous entrez ici ne sont pas stockées dans la base (ce n'est pas une fiche); au contraire elles permettent de sélectionner des fiches Cours. Afin que vous ne confondiez jamais les fenêtres d'édition des fiches avec les Critères, celle-ci est verte.
La méthode d'utilisation est très simple : ne seront affichées que les fiches du fichier Cours qui correspondront aux cases remplies de Critères. Par exemple, si vous choisissez 'Flûte traversière' dans Matière, les trois fiches existant actuellement seront sélectionnées.
Les petits boutons 
servent à effacer une case critère.
Une fois vos critères entrés, vous cliquez sur 'OK' pour voir les fiches.
Remarque
: la fenêtre Critères donne aussi accès à deux fonctions : Remplacer un professeur pour tous les cours sélectionner, et Supprimer, pour effacer plusieurs fiches Cours à la fois. Attendez de mieux connaître ORPHÉON pour utiliser ces fonctions, car elles sont puissantes, et vous ne pouvez pas annuler leurs effets.Attention !
Lorsque vous consultez les fiches après avoir entré des critères, vous n'avez bien sûr plus accès à toutes les fiches. Seules celles que vous avez sélectionnées sont affichées. Les autres ne sont simplement pas visibles. Si vous voulez retrouver toutes les fiches Cours, sans revenir dans Critères, cliquez sur le bouton
de la fenêtre Cours.
Poursuivons notre exemple avec l'édition de quelques tarifs très simples et le calcul des premières cotisations.
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Cliquez sur le bouton 'Fiches' du fichier 'Tarifs' sur le Menu. Une fiche de Tarif vide apparaît. Le libellé est la ligne qui apparaîtra sur la feuille de cotisations de vos adhérents. le montant est la somme en francs qui correspond à ce libellé. Ce peut être une expression dans le cas des calculs complexes (quotient familial, réductions...) |
Le premier tarif que nous allons entrer est celui de l'inscription familiale annuelle, de 50 F. Saisissez simplement le libellé et le montant :
puis cliquez sur la case 'A compter au niveau familial... Initial'. Cette case indique à ORPHÉON d'appliquer ce tarif pour toute la famille, au début du calcul. Cocher cette case invalide le choix des matières, car il n'est pas pertinent au niveau de la famille.
Entrons maintenant le tarif du forfait solfège-instrument de 800 F.
Entrez le libellé, le montant, cochez la case 'Forfait'; entrez les matières en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton ''; puis entrez la condition.
Prenez garde, dans la case 'Valeur' de Condition, derespecter majuscules/minuscules et ponctuation (jamais d'espace avant ou après les virgules dans cette case).
Remarque
: Pour obtenir une liste de matières auxquelles s'applique le tarif classée dans l'ordre alphabétique, commencez par entrer les matières du bas de liste et remontez.
Entrons le tarif complémentaire du forfait, qui permet de tenir compte des cours de Solfège et de ne pas les refaire payer :
N'oubliez pas de saisir la valeur '2' pour 'Prendre en considération au passage...', et utilisez le racourci <SHIFT+<F2 (simultanées) pour avoir un zoom sur la valeur de condition, après avoir cliqué dans la case. Vous pourrez ainsi saisir sans erreur (avec les accents, sans espaces autour des virgules) : 'Accordéon,Flûte traversière,Saxophone'.
Il nous reste les trois tarifs pour les cours seuls :
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Attention à 'Passage' qui vaut 3... |
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...et à la condition portant sur le 'Nombre d'élèves payant'. |
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Voilà ! les tarifs correspondant à notre cas d'école sont saisis, et nous allons pouvoir lancer notre premier calcul de cotisations.
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Le module de calcul des cotisations est accessible par le bouton 'Cotisations', colonne 'Outils' de Menu. Attention ! Ce bouton est absent si vous êtes entré dans ORPHÉON avec le nom d'utilisateur 'Secrétaire'. Il n'est présent que si vous êtes entré avec le nom d'utilisateur 'Comptable'. La fenêtre 'Cotisations' va vous permettre de calculer les cotisations pour une famille ou pour toutes, d'exporter un fichier pour la comptabilité, et de voir et imprimer les feuilles d'appel à envoyer et à archiver. |
Le calcul des cotisations va, au moyen des tarifs, établir les feuilles de cotisations (les appels) de chaque adhérent (donc pour chaque famille) à partir des informations connues sur les cours fréquentés par les élèves de la famille.
Technique du calcul
: le calcul se déroule en trois grandes phases : l'application des tarifs 'Par famille... initiaux', l'application des tarifs pour chaque élève pris à tour de rôle, et l'application des tarifs 'Par famille... finaux'. Pour appliquer les tarifs à un élève, ORPHÉON-École fait la liste des cours suivis par l'élève, la liste des tarifs contenant ces matières, et tente successivement d'appliquer ces tarifs aux cours (en examinant les conditions supplémentaires), par ordre de 'Passage' croissant.
Pour lancer le calcul, cliquez sur le bouton 'Recalculer', mais auparavant désactivez la case 'Revenir à Windows à la fin du calcul', qui ne sert que lorsque le nombre de fiches est tel que le calcul prend du temps (de quelques minutes sur un Pentium à quelques heures sur un 486 SX, suivant la complexité des tarifs bien sûr).
Le calcul s'effectue, les noms des adhérents sont affichés au fur et à mesure du calcul, ainsi que le temps de calcul. Pour consulter les feuilles de cotisations, utilisez le bouton 'Imprimer... Appels'; elles vous sont présentées à l'écran, dans l'ordre alphabétique des noms d'adhérents. Si vous avez des modifications manuelles à faire, vous devez retourner dans la fiche Personne-Adhérent et cliquer sur le bouton 
(pile de pièces). Vous pouvez alors effacer, ajouter ou modifier les lignes, et marquer la fiche si vous voulez la conserver dans la liste des Adhérents à corriger, accessible depuis le Menu. Vous pouvez aussi corriger des cours oubliés et relancer le calcul des cotisations pour une seule famille.
Quand tout vous convient, imprimez. Les feuilles de cotisation peuvent être pliées en trois et insérées dans des enveloppes à fenêtre.
Les autres boutons de la fenêtre servent à :
Vous avez maintenant découvert la majeure partie d'ORPHÉON-ÉCOLE. Il ne vous reste plus qu'à voir quels documents nous pouvons produire.
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Les documents à imprimer sont tous accessibles par les deux boutons situés à droite de Menu, à l'exception bien sûr des cotisations que nous venons de voir. 'Sélection multiple' est un outil puissant, qui permet d'obtenir des listes d'adresses, des étiquettes, des courriers (mailings) ou des statistiques à partir d'une sélection multi-critères sur le fichier Personnes. 'Imprimer' donne accès aux autres sorties. Commençons par celles-ci. |
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Les titres sont assez éloquents. Quelques précisions : L'annuaire complet présente les noms et les cours des élèves, classés par famille, avec adresse et numéros de téléphone. Les 'Cahiers d'appel' éditent des cahiers complets, par professeur, avec les semaines datées et les noms des élèves, que vous n'avez qu'à relier. Les emplois du temps, graphiques, permettent d'un seul coup d'il d'embrasser l'ensemble de l'activité d'un professeur, ou l'occupation d'une salle. Les 'Feuilles de relations' permettent à un professeur de savoir quels autres cours suivent ses élèves, afin d'encourager les relations entre professeurs. Les tarifs et la 'Liste adhérent-n° de compte' seront utiles pour le comptable.
Tirez ces feuilles avec les données de l'exemple et examinez-les. Note : Les 'Cahiers d'appel' sont imprimées pour le trimestre en cours. Si vous voulez les faire en avance, il suffit de régler différemment l'horloge de votre ordinateur, dans 'Poste de travail' de Windows. |
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Note :
Quand vous choisissez un document à imprimer (avec 'OK' ou avec un double-clic sur son nom), ORPHÉON vous l'affiche, en mode prévisualisation avant impression.
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Pour sortir de ce mode et revenir au Menu, cliquez sur
Pour imprimer, cliquez sur |
Détaillons maintenant le fonctionnement de 'Sélection multiple'.
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Voici une sélection qui donnera la liste des adresses des familles qui ont un enfant en cours avec Daniel DURO. |
Choisissez d'abord le format de sortie : liste d'adresses, liste des noms seuls, étiquettes (sur des planches spéciales disponibles dans le commerce), courrier personnalisé (à mettre dans des enveloppes à fenêtres), ou statistiques diverses (âge des élèves, etc.) Le cadre de droite ('Regroupement') vous propose de choisir entre sortir toutes les personnes correspondant à la sélection, ou bien seulement les adhérents responsables des élèves sélectionnés. C'est utile pour n'envoyer qu'une seule lettre par famille lorsque plusieurs enfants sont susceptibles d'être dans la sélection. |
La sélection des personnes sera conforme aux conditions entrées dans la zone blanche, au moyen des listes déroulantes et des boutons 'Ajouter', 'Modifier' (modifie la ligne sélectionnée), et 'Supprimer'.
Exemple
Voici une fonction avancée : pour convoquer les élèves aux examens oraux de formation musicale, vous pouvez éditer une feuille par famille sur laquelle apparaîtront les noms des élèves suivis d'une zone libre où vous inscrirez les horaires de passage. Dans la fenêtre 'Sélection multiple', choisissez 'Format : Courrier personnalisé' et 'Regroupement : Que le responsable de la famille', et cliquez sur le bouton 'Effacer tout' pour s'assurer de sélectionner tout le fichier de personnes. Faites 'OK'.
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Tapez le texte de la lettre comme cous le souhaitez, avec un en-tête pas trop long, qui précédera la date automatique et l'adresse pour enveloppe à fenêtre, au centre le corps de votre lettre. Cliquez sur la petite boîte à gauche pour faire apparaître la zone qui sera affichée en face de chaque nom d'enfant de la famille. Ici nous avons simplement mis une ligne de points. Complétez en bas avec une formule de salutation. |
Cliquez sur 'OK', et vous voyez en prévisualisation les lettres générées. Voici la première, avec les données de notre exemple.
Aspect de la première page générée par ORPHÉON-ÉCOLE pour M. ALIBI,
avec l'outil 'Courrier personnalisé' de 'Sélection multiple'.
Où nous examinons les paramètres : numéros de compte, passage à l'euro; le changement d'année scolaire : la réinscription, le remodelage, et enfin la sauvegarde.
Vous pouvez dès maintenant passer en affichage double des sommes à réclamer, et quand vous le voudrez, vous pourrez basculer en euros. Votre comptable vous demandera peut-être aussi de régler les numéros de compte correspondant à chaque adhérent : modifiez cela avant de créer les fiches des adhérents, car vous ne pouvez pas modifier un numéro de compte par la suite.
Tout ceci se fait avec le bouton 'Paramètres' de 'Outils' :
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La première section de cette fenêtre de Paramètres sert à régler le prochain numéro de compte qui sera utilisé lors de la prochaine création de fiche avec un volet 'Adhérent'. En effet, le numéro de compte d'un adhérent n'est pas éditable. Une fois que l'adhérent est créé et que des élèves sont rattachés à sa responsabilité, il n'est plus possible d'effacer le volet 'Adhérent'... et donc de changer ce numéro !
Il faut donc convenir à l'avance avec votre comptable, à partir de quel nombre créer les numéros de compte.
Rien de plus simple : cliquez sur les deux cases pour obtenir l'affichage que vous voulez : double (francs et euros), et en euros ou non. L'exemple changera automatiquement en fonction de vos réglages.
Vous pouvez sans problème passer tout de suite en affichage double : une ligne entre parenthèses apparaîtra après le montant en francs pour donner l'équivalent en euros. Voici le résultat sur la cotisation de M. ALIBI, dans notre exemple :
Lorsque votre comptable sera prêt, vous basculerez en euros, et ORPHÉON-École vous proposera de convertir toutes les sommes en euros.
Note :
N'oubliez pas de vérifier vos tarifs à cette occasion, et en particulier les arrondis de l'euro, et les conversions des sommes exprimées par des formules dans une fiche tarif.
2- Changement d'année scolaire
A l'occasion d'un changement d'année, il faut gérer les réinscriptions des anciens élèves et réorganiser les cours. Ces deux tâches sont facilitées par les outils ad-hoc, que vous trouverez dans les 'Outils' du Menu.
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Vers la fin de l'année scolaire, lorsque vous ouvrez les réinscriptions, cliquez sur le bouton 'Début'. Ceci ajoutera une case 'Réinscrit' sur le volet 'Elève' des fiches Personnes.
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En plus, Réinscriptions fera apparaître un nouveau bouton sur le Menu, 'Non réinscrits', qui vous donnera accès uniquement aux fiches des élèves non réinscrits.
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Les autres boutons de la fenêtre de Réinscriptions vous permettront d'imprimer la liste des élèves non réinscrits, par exemple pour les relancer, et, vers le mois d'octobre, lorsque le processus de réinscriptions est terminé, de supprimer d'un seul coup toutes les cases 'Inscrit' des élèves non réinscrits. (Leur fiche ne sera pas effacée, mais si la case 'Inscrit' n'est pas cochée, ils n'apparaîtront plus dans la liste des élèves susceptibles d'être inscrits à un cours.)
A la fin de la période de réinscriptions, vous faites disparaître les cases 'Réinscrit' avec le bouton 'Fin', pour ne pas encombrer inutilement les fiches.
Note :
En fait le bouton 'Imprimer' est un raccourci vers 'Sélection Multiple'. Vous pouvez donc aussi envoyer un mailing à tous les non-réinscrits, ou voir les statistiques sur leur âge ou leur provenance... en paramétrant différemment 'Sélection Multiple'.
Le Remodelage est l'opération qui consiste à remanier les horaires des cours, et les élèves qui les suivent. Un outil particulier est nécessaire si vous désirez conserver tous les anciens cours, parallèlement à la création des nouveaux.
En effet, à cause de la vérification automatique de compatibilité d'emploi du temps, un nouveau cours (c'est-à-dire pour la nouvelle année scolaire) risque d'être refusé, si la salle est occupée par un cours de l'année précédente, ou si le professeur était en cours à la même heure l'année précédente.
Pour éviter ce refus d'une nouvelle fiche cours, et vous éviter d'effacer tous les anciens cours avant de faire les nouveaux, il suffit de mettre en marche le Remodelage. Il fait apparaître sur les fiches cours une nouvelle case :
que vous cocherez sur chaque nouvelle fiche, ou fiche mise à jour pour la nouvelle année scolaire.
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Remodelage ajoute aussi sur le Menu un nouveau bouton d'accès rapide aux cours anciens : 'Non remodelés'. |
Note:
N'oubliez pas de désactiver le mode 'Remodelage' quand les cours sont configurés pour la nouvelle année : ainsi vous effacerez les anciens cours périmés, la base sera moins volumineuse à sauvegarder et la consultation des cours sera accélérée.
Sauvegardez régulièrement votre base, et compactez la aussi régulièrement. Le module de sauvegarde vous y aidera. Si vous préférez souvegarder avec un autre logiciel, il faut conserver le fichier ECOLDATA.MDB, qui contient vos données. Les autres fichiers pourront toujours être réinstallés à partir des disques d'origine si vous aviez un problème.
Compactez régulièrement la base, le fichier est ainsi vérifié et tient moins de place. En particulier, après un arrêt sans avoir quitté (coupure de courant, bloquage éventuel de l'ordinateur) le compactage peut réparer la base endommagée.
TABLE DES MATIÈRES
GLOSSAIRE
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Une base de données est un ensemble d'informations sur un sujet, couplé aux moyens permettant de tirer le meilleur parti de toutes ces informations rassemblées. En général on entend par base de données base de données informatique. Certaines sont relationnelles, ce qui signifie qu'elles mettent les informations qu'elles contiennent en relation les unes avec les autres. C'est le cas d'ORPHÉON. Appuyer sur la souris et relâcher immédiatement. Sert à sélectionner (sur une zone d'entrée, sur du texte, sur une liste) et à lancer une action (sur un bouton). Action de faire un clic. Valeurs spécifiées pour faire une sélection parmi les fiches. La fenêtre Critères d'ORPHÉON permet de sélectionner une partie seulement des fiches Cours, pour les éditer, ou bien pour les Supprimer ou pour Remplacer un professeur. Vous ne pouvez confondre la fenêtre Critères avec les autres, car elle est de couleur verte. Appuyez deux fois rapidement sur le bouton gauche de la souris, sans déplacement entre les deux clics. |
À l'image d'un fichier carton, un fichier informatique contient des fiches toutes faites sur le même modèle. Un fichier sert à conserver une description d'un ensemble d'éléments de même nature. Chaque fiche correspond à un élément. Dans ORPHÉON, les principaux fichiers sont Personnes, Cours, Tarifs, Écoles. L'outil Listes de la Palette vous montre l'ensemble d'un fichier sous forme de liste. Permet à un utilisateur de travailler avec un ordinateur. Synonyme de programme informatique. Liste de choix d'actions, dans un logiciel. L'outil Menu de la Palette ( |
Mot ou suite de caractères (lettres, chiffres, signes) destiné à protéger un système en restant secret. Il est conservé, codé, dans le logiciel qui vous le demande. Ne faites ni trop simple ni trop compliqué (ni 'toto' ou votre date de naissance, ni '#{[~k12:;'). Si vous pensez que votre mot de passe est connu et que vous craignez qu'on consulte vos informations, changez-le. Action de choisir des données, sur lesquelles on va travailler ou lancer un traitement. Dans un fichier, la fiche sélectionnée est celle sur laquelle on va travailler. La sélection se fait en général avec la souris, en cliquant, ou bien en appuyant la souris à l'emplacement du début de la sélection, en la faisant glisser et en la relâchant à l'emplacement de la fin de la sélection. Dans une liste, ou dans du texte, la sélection est en général la partie de l'écran où les couleurs sont inversées (fond noir et texte blanc par exemple). Fichier qui contient les informations sur les montants à payer et les règles d'application. Personne qui se sert d'un ordinateur. |
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. Si vous ne parvenez pas à imprimer, vérifiez que votre imprimante est correctement installée sous Windows.
) ferme le fichier en cours et revient au Menu, sauf si vous éditez une école depuis une fiche élève, auquel cas il vous ramène à la fiche élève en cours.